PRIMENA IT TEHNOLOGIJA

INFORMACIONI SISTEM NA DVORU

„Živimo u eri globalnih komunikacija, kada je vrlo praktično i efikasno koristiti najbolja dostignuća informacionih tehnologija za uspešan rad jedne kancelarije, za njeno planiranje, organizaciju, i skladištenje podataka.“

Nj.K.V. Prestolonaslednik Aleksandar

U okviru Kraljevskog Dvora na Dedinju već gotovo pet godina žive i rade dve organizacije koje pokriva isti informacioni sistem: Kancelarija Nj.K.V. Prestolonaslednika Aleksandra II i humanitarna organizacija Nj.K.V. Princeze Katarine. U njihovom sastavu rade i kancelarije na raznim lokacija u svetu: u Londonu, SAD-u, Kanadi, Grčkoj. Osnovni vid komunikacije je elektronska pošta.

Zahtevi koji se postavljaju pred informacioni sistem su: danonoćna raspoloživost resursa, apsolutna bezbednost, deljivost resursa, i brza i efikasna komunikacija između svih kancelarija i korisnika.

Pre primene ovog novog rešenja dokumenti su se slali elektronskom poštom na uvid i korekciju. Sada Exchange i SharePoint Portal Server rade u sprezi.

Na portalu se nalazi centralna Web lokacija za razmenu informacije unutar Kraljevskog Dvora. Na najvišem nivou su informacije od značaja za ceo Kraljevski Dvor i veze do lokacija sektora (službi ili grupa) i projekata. Na sajtovima sektora nalaze se informacije od značaja za njihov rad. Web lokacije službi ili grupa prilagođene su konkretnim poslovima svake od njih. Isto tako, postoji unapred definisana HTTP lokacija za prezentacije projekata. Korisničke grupe projekata su čine osobe koje (eventualno) pripadaju različitim organizacionim delovima Kraljevskog Dvora.

Sadržaj koji se nalaziti na portalu/lokacijam, može se podeliti u sledeće grupe:

1. Dokumenti su najširi skup datoteka iz paketa Microsoft Office, proširen datotekama koje Dvor smatra potrebnim.

2. Liste kao najširi oblik aktivnih tabela u tehnologiji SharePoint. Aktivnost podrazumeva da ovlašćeni korisnici lokacije koriste operacije insert, edit, save i delete.

3. Slike kao specijalizovana biblioteka dokumenata, sa opsežnim skupom funkcija za pregledanje i uređivanje fajlova sa standardnim grafičkim formatima (JPEG, BMP, GIF, TIF)

4. HTML koji ovlašćeni korisnici na SharePointu mogu uređivati.

5. Ankete kao jedan od najšireg oblika akvizicije formatiranih, obrađenih informacija

6. Diskusije kao poseban oblik Liste, koji podržava klasične forumske elemente (uvlačenje sadržaja prema temi)

Sav predočeni sadržaj fizički se nalazi u bazi SQL Server 2000.

Ukratko, svaka služba u okviru Kraljevskog Dvora ima web lokaciju na kojoj su svi relevantni podaci. Definisana je i implementirana stroga hijerarhija ovlašćenja za pristup i korišćenje resursa Share Portala: saradnik, administrator, posetilac mogu da menjaju, dizajniraju, odnosno samo imaju uvid u ključne poslovne podatke i njihovu organizaciju.

Za razliku od pređašnjeg načina rada, kada se moglo dogoditi da pravi podatak ne stigne do prave osobe u pravo vreme, sada se grupisanjem relevantnih podataka na različitim web stranama stvaraju uslovi da nova ili izmenjena informacija u pravom, zapravo u svakom trenutku bude dostupna određenom korisniku, ali ne i svima.

Kancelarija je od starta radila na Microsoft platformi, i nije bilo razloga da se to menja. Ono što nas je navelo da promenimo poslovnu aplikaciju sa kojom smo radili je činjenica da su postojeća dva servera bila na ivici raspoloživih resursa, a želeli smo i da implementiramo nešto što bi nam pomoglo u radu, tako da su razlozi bili i poslovne i tehnološke prirode.

Prestolonaslednik je veliki ljubitelj informacionih tehnologija. Sve što je novo, sve što može da nam olakša i ubrza rad nastojimo da implementiramo. To nije lak zadatak , ali je veliki izazov.

Najveći problem nadogradnje informacionog sistema bio je u pravilnoj preraspodeli serverskih kapaciteta, jer sve mora da radi 24 časa svih sedam dana u nedelji. U tome su zaposlenima na Dvoru mnogo pomogli stručnjaci kompanije Spinnaker.

Primenjeno rešenje jeste obezbedilo IT infrastrukturu kojom se lakše upravlja i koja je jednostavnija i jeftinija za održavanje, ali u ovoj tehnološkoj oblasti nema do kraja uobličenih projekata -uvek može i bolje i brže.

Aleksandar Spasić i Relja Jović